Firmenwagen für Selbstständige: Steuervorteile nutzen und durchstarten!

Definition: Wann ist ein Fahrzeug ein Firmenwagen?

Wenn du dir über die Zuordnung deines Firmenwagens zum Betriebs- oder Privatvermögen nicht sicher bist, solltest du die Nutzung des Fahrzeugs genau prüfen. Wird der Firmenwagen zu mehr als 50 % betrieblich genutzt, gehört er automatisch zum Betriebsvermögen (sogenanntes „notwendiges Betriebsvermögen“). Wenn die geschäftliche Nutzung deines Firmenwagens hingegen unter 10 % liegt, wird er dem Privatvermögen zugeordnet. Bei einer Nutzung zwischen 10 und 50 % liegt die Entscheidung bei dir, ob das Fahrzeug dem Betriebsvermögen oder dem Privatvermögen zugeordnet wird (sogenanntes „gewillkürtes Betriebsvermögen“). Beide Möglichkeiten haben steuerliche Vor- und Nachteile, wobei die Zuordnung zum Betriebsvermögen in den meisten Fällen steuerlich günstiger ist und überwiegt.

Firmenwagen im Betriebsvermögen – so behältst du den Überblick

Grundsätzlich musst du folgende Punkte beachten, wenn du dich für die Übernahme des Firmenwagens in das Betriebsvermögen entscheidest (und die oben genannten Voraussetzungen erfüllt werden):

• Abschreibungsdauer im Blick behalten
  Dein Firmenwagen wird in der Regel über einen Zeitraum von 6 Jahren abgeschrieben. Bei hoher jährlicher Fahrleistung ist eine kürzere Abschreibungsdauer möglich. Bei Gebrauchtwagen richtet sich die Abschreibung nach der Restnutzungsdauer.
• Versteuerung des Privatanteils
  Für die private Nutzung deines Firmenwagens musst du einen Privatanteil versteuern. Wichtig hierbei: Auch bei geringer Nutzung ist eine Versteuerung erforderlich, denn es gibt keine Mindestnutzung. Zur Ermittlung des Privatanteils kannst du zwischen dem Führen eines Fahrtenbuchs und der 1-%-Regelung wählen. Überlege dir vorher, welche Methode für dich steuerlich günstiger ist. Wenn weder Fahrtenbuch noch 1-%-Regelung anwendbar sind, weil dein Firmenwagen nicht zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird, schätzt das Finanzamt den zu versteuernden Privatnutzungsanteil.
• Ausgaben clever absetzen
  Sammle während des Geschäftsjahres alle Ausgaben für deinen Firmenwagen wie Benzin, Versicherung, Steuern etc. und mache sie als Betriebsausgaben steuerlich geltend. Du fährst mit deinem Firmenwagen in den Urlaub? Auch für diese Fahrten solltest du Belege für Benzin und Mautgebühren aufbewahren.
• Kosten für Fahrten zur Arbeit
  Wie werden die Ausgaben für den Arbeitsweg nun genau abgerechnet? Die Kosten für die Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb, die du mit dem Firmenwagen zurücklegst, sind durch die Entfernungspauschale abgegolten. Bis 20 Kilometer kannst du 0,30 Euro pro Kilometer ansetzen, ab dem 21. Kilometer sind es 0,38 Euro pro Kilometer.
• Vorgehen bei mehreren Fahrzeugen
  Doch was passiert, wenn du mehrere betriebliche Fahrzeuge privat nutzt? In diesem Fall gilt: Du musst für jedes Fahrzeug einen eigenen Privatanteil ansetzen. Achtung: Auch wenn du die Fahrzeuge nur selbst nutzt und nie mehrere gleichzeitig privat fahren kannst, gilt diese Regelung.

Tipp: Um eine Doppelbesteuerung zu vermeiden, ist es wichtig, für die Fahrzeuge ein Fahrtenbuch zu führen – und zwar für alle betrieblichen PKW. Sonst kann es passieren, dass du mehrfach Steuern zahlen musst, wenn eine Person abwechselnd mehrere Fahrzeuge privat nutzt.

Fahrtenbuch oder 1-%-Regelung – Welche Methode ist für dich am besten?

Ausschlaggebend für die Wahl zwischen Fahrtenbuch und 1-%-Regelung ist der Umfang deiner privaten Nutzung des Firmenwagens. Das Finanzamt geht in der Regel davon aus, dass du den Firmenwagen auch für private Zwecke nutzt. Um dies zu vermeiden, musst du plausibel darlegen können, dass dir entweder andere vergleichbare Privatfahrzeuge zur Verfügung stehen oder dass eine private Nutzung tatsächlich ausgeschlossen ist (z. B. bei einem Werkstattwagen). Auch bei einem Nutzungsverbot kann das Finanzamt eine Privatnutzung unterstellen, wenn das Verbot nicht überwacht oder kein Fahrtenbuch geführt wird.

Nach welcher Methode kannst du den Privatanteil ermitteln?

Für den Fall, dass ein Fahrzeug zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird, gilt grundsätzlich die
‍1-%-Regelung. Bei einer betrieblichen Nutzung von weniger als 50 % scheidet die 1-%-Regelung grundsätzlich aus. Die Fahrtenbuchmethode kann anerkannt werden, wenn ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch geführt wird. Ist dies nicht der Fall, wird die Nutzung des Privatanteils geschätzt.

Wenn es um die Berechnung der betrieblichen Nutzung deines Firmenwagens geht, gibt es klare Regeln, die du kennen solltest:

• Die Überlassung an Arbeitnehmer:innen wird immer als betriebliche Nutzung angesehen.
• Auch Fahrten zwischen deiner Wohnung und dem Betrieb sowie Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung zählen zum betrieblichen Anteil.
• Den Nachweis kannst du in jeder geeigneten Form führen, auch durch formlose Aufzeichnungen.
• Wenn offensichtlich ist, dass dein Fahrzeug zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird (z. B. bei Taxiunternehmen, Handelsvertreter:innen, Handwerker:innen), ist kein zusätzlicher Nachweis erforderlich.
• Der von dir nachgewiesene Nutzungsumfang gilt für die Zukunft, solange sich keine wesentlichen Änderungen ergeben.

Die 1-%-Regelung

Bei der Nutzung der 1-%-Regelung für den Firmenwagen sind bestimmte Voraussetzungen zu beachten. Wie bereits erwähnt, kann diese Regelung nur für Fahrzeuge angewendet werden, die zu mehr als 50 % betrieblich genutzt werden. Bei der Anwendung der 1-%-Regelung wird der private Nutzungsanteil pauschal mit 1 % des inländischen Bruttolistenpreises pro Monat berechnet. In diesem Preis ist auch die Sonderausstattung des Fahrzeugs enthalten. Auch wenn du ein Taxi zu einem reduzierten Preis erworben hast, gilt für die private Nutzung die 1-%-Regelung. Liegt kein inländischer Bruttolistenpreis vor, kann das Finanzamt die Bemessungsgrundlage für die 1-%-Regelung schätzen.

Hinweis: Die 1-%-Regelung gilt auch für Firmenwagen, die bereits vollständig abgeschrieben sind.

Wenn es um den Privatanteil deines Firmenwagens geht, gibt es eine wichtige Grenze zu beachten. Der Privatanteil darf zusammen mit den nicht abzugsfähigen Betriebsausgaben für Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb nicht höher sein als die tatsächlichen Kosten des Fahrzeugs (Abschreibung zzgl. sonstiger Kfz-Kosten). Wird der Privatanteil nach der 1-%-Regelung ermittelt, kann es vorkommen, dass der gesamte Privatanteil einschließlich der Privatfahrten, der Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb und der Heimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung die Gesamtkosten des Fahrzeugs übersteigt. In diesen Fällen muss der Privatanteil so begrenzt werden, dass alle Kfz-Kosten neutralisiert werden und nur noch die Entfernungspauschale als abzugsfähige Betriebsausgabe verbleibt. Hierzu ist eine gesonderte Berechnung erforderlich.

Das Fahrtenbuch

Wer den Firmenwagen nur selten privat nutzt, sollte ein Fahrtenbuch führen, um den tatsächlichen Privatanteil korrekt zu ermitteln. Auch für Berufsgruppen, die der Verschwiegenheitspflicht unterliegen, gibt es keine Ausnahmen. Das Fahrtenbuch muss während des ganzen Jahres sorgfältig geführt werden und ist nicht ordnungsgemäß, wenn es erst nach der Anwendung der 1-%-Regel innerhalb eines Jahres angefangen wird.

Folgende lesbare Angaben sind bei betrieblichen Fahrten Pflicht:

• Datum
• Reiseziel oder Reiseroute
• Beschreibung der geschäftlichen Tätigkeit bzw. Name des:der aufgesuchten Geschäftspartner:in
• Gesamtkilometerstand bei Fahrtende

Bei privaten Fahrten ist zusätzlich der Gesamtkilometerstand zu Beginn und am Ende der Fahrt anzugeben. Weitere Angaben sind nicht erforderlich.

Form des Fahrtenbuches

Das Fahrtenbuch muss in Form eines gebundenen Buches geführt werden, das nicht nachträglich verändert werden kann (keine Loseblattsammlung). Alle wesentlichen Angaben müssen aus dem Fahrtenbuch selbst hervorgehen.

Achtung: Liegt kein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch vor, wird der geldwerte Vorteil nach der 1-%-Methode ermittelt. Fehlerhafte Eintragungen im Fahrtenbuch führen dazu, dass das Fahrtenbuch insgesamt nicht anerkannt wird. In diesen Fällen kann das Finanzamt entweder die private Nutzung schätzen oder bei einer betrieblichen Nutzung von mehr als 50 % die 1-%-Regelung anwenden.

Für die steuerliche Anerkennung eines elektronischen Fahrtenbuchs müssen die Daten entweder unveränderbar sein oder bei nachträglichen Änderungen eine Änderungshistorie enthalten.

Wichtig: Jede Änderung muss sofort erkennbar sein. Wird eine Fahrt nachträglich in ein Webportal eingetragen, muss dies innerhalb von 7 Tagen geschehen.

Die Schätzungsmethode

Wenn dein Fahrzeug zu weniger als 50 % betrieblich genutzt wird und dem Betriebsvermögen zugeordnet ist, kommt die Schätzungsmethode zum Einsatz. In diesem Fall solltest du die Vor- und Nachteile der Betriebsvermögenseigenschaft sorgfältig abwägen, wenn du über einen Fahrzeugwechsel nachdenkst.

Um auf Diskussionen mit dem Finanzamt vorbereitet zu sein, sollte auch bei der Schätzungsmethode der Umfang der betrieblichen Nutzung dokumentiert werden.

Tipp: Es empfiehlt sich, über einen (repräsentativen) Zeitraum von drei Monaten Aufzeichnungen zu führen, die für die Schätzung ausreichen. Sofern sich keine wesentlichen Änderungen ergeben, gilt der nachgewiesene Umfang auch für die Zukunft. 

Was ist die günstigste Methode?

Die Frage, welche Methode günstiger ist, lässt sich nicht pauschal beantworten und hängt von deiner individuellen Situation ab. Schlussendlich kommt es auf unterschiedliche Faktoren an, wie z. B. der jährlichen Fahrleistung, Entfernung zur Wohnung oder dem Fahrzeugmodell.

Es gibt jedoch eine Faustregel: Wenn du viel privat fährst, ist die Anwendung der 1-%-Regelung in der Regel günstiger. Wenn du hingegen wenig privat fährst (oder die Fahrzeugkosten gering sind, z. B. weil das Fahrzeug bereits abgeschrieben ist), lohnt es sich eher, ein Fahrtenbuch zuführen. Ein Wechsel zwischen der 1-%-Regelung und dem Fahrtenbuch ist innerhalb eines Jahres nur bei einem Fahrzeugwechsel möglich.

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